- Cíl: Mít jasné procesy na organizování akcí takže to bude vyžadovat výrazně menší množství heroického úsilí či obskurních znalostí ale většina procesu bude běžet podle “kuchařky” a přitom akce budou mít stejnou úroveň.
- To umožní abychom jich prováděli více
- Q: Je otázka jak moc chceme udělat kuchařku která je aplikovatelná i na akce v zahraničí (asi primárně UK).
- Akcí v česku už jsme dělali hodně a tak základní patterny už máme zmáklé. V UK ještě tolik ne a teprve hledáme ty správné způsoby.
- Vytvoření kuchařky mnoho procesů “zmrazí/zkostnatí” - takže většina budoucích akcích je budou mít stejně. To by bylo problematické udělat v dobách kdy ještě neznáme moc dobrá řešení. V ČR už vesměs víme. V UK víme jen něco.
- Takže je vhodné brát v úvahu které části chceme nechat zkostatět a které až ne.
- Q: jak to sdílet a naučit se od jiných?
- Podobné problémy řeší i jiné organizace. Jak to dělají? Jsou nějaké konference pro organizátory konferencí? Neexisují dobré knihy jako event management for dummies?
- Rozdělil bych pozice na budoucích akcích jasněji logistika (event management?) a organizátoři. [Lepší názvy?]. Druhá vymýšlí program a pod. První se stará o to aby všechno proběhlo hladce.
- Jedním cílem kuchařky je aby organizátoři nemuseli řešit co nemusí (a s čím lidi od event management budou mít spoustu zkušeností). A tím měli více prostoru pro design programu a starání se o účastníky atd.
- Nyní organizokvání ací příliš závisí na insider-knowledge. A tím je nutné aby v týmu bylo více lidí co už mají hodně zkušeností s organizováním akcí. Ale jejich čas je vzácný a takoví se tvoří jen pomalu.
- Chceme aby kuchařka přímo zvala k doplňování v budoucnosti.
- Kuchařka je jen část řešení. Problém k vyřešení je jak rychle navýšit schopnost spolku organizovat akce. Kuchařka pro logistiku popíše mnoho, ale není to kompletní řešení. Pár příkladů [více níže]:
- Jak evaluovat akce a tvořit post portem a systém kdy post mortems i někdo čte a používají se k zlepšení systému
- Standardní týmova struktura (např. rozdělení na (překrývající se) týmy logistiky a programu s jedním člověkem co je vedoucí akce).
- Příjde mi dobré i sepsat seznam úkolů co nebyly tady vyřešeny ale bylo by vhodné je zvážit v budoucnosti udělat.
- Chceme aby zorganizování akce nás nestálo moc energie (a času a peněz). A zároveň abysme byli schopni vymyslet a připravit dobrý program atd. Příjde mi že to jsou oddělené schopnosti.
- Tím že se systematizací organizování stanou akce "lacinější" pak při rozhodování co udělat nebude tak důležitým kritériem "co zvládneme a máme na to lidi" ale "co všechno je užitečné". A tím snad zvládneme zorganizovat mnohem více akcí.
- Sjednotit feedback forms. (Nyní se tvoří docela improvizovaně hodinu před tím než se dá lidem tak že se zkopíruje z nějaké starší akce).
- Aby byly porovnatelné napříč akcema.
- aby bylo pohodlné a jasné jak je vyhodnotit. (vč. nástrojů - nyní v google forms je opruz dostat data do formátu kdy jde dělat statistika)
- Cílem není aby všude byl stejný feedback form.
- Není jasné které části z současných
- Sjednotit přihlašovací formuláře.
- Děláme někdy něco s informací o chrápání? Stojí trapnost vyptávání se za efekt?
- Jak vyřešit ukládání údajů kompatibilně s GDPR?
- Mít předpřipravené otázky z kterých člověk vybere co mu příjde relevantní.
- Mít proces jak rychle potvrdit přihlášku.
- Mít velký seznam odkazů na minulé akce pro budoucí generace
- mohlo by se hodit mít odkazy na různé event-related slacky, google groups, adresáře na drivu, etc.
- Napsat o akci na náš web, anglický web, fb, newsletter, ...
- jak před akcí tak po akci
- fotogalerie
- V součastnosti jsou fotky uložené na spoustě míst. Mít alespoň nějaký adresář.
- Mít standardní způsob jak žádat lidi o povolení zveřejnění fotek.
- Mít standardní způsob jak vědět která fotka se smí šířit a která ne (protože lidi na ni to nepovolili)
- (?) mít společnou galerii obzvláště hezkých fotek z různých akcí k použití na promo materiálech?
- Mít dobrého fotografa na akce.
- Mít dobrého kameramana přednášek co umí technicky zajistit nahrávání slidů a aby byl slyšet jak speaker tak publikum
- Méně rizikový způsob udělání Filipových krabiček (?)
- Často se stává že epistea je skladiště buď tesně po akci což je čas kdy ji lidé chtějí používat nejvíce
- Na kurzu Cestičky pro organizátory zážitkovek by se lidi mohli naučit užitečné věci.
- Jak spolehlivě funguje současná síť kuchařů? Chceme ji rozšířit? Jaké jsou ponaučení?
- Jak řešit vaření masa?
- Mít standardní způsoby přímání plateb v různých měnách kt. nedá moc práce nikomu a zároveň nebudou moc velké poplatky.
- vědět jak to správně dát do účetnictví(?)
- Stejně tak standardní způsob rozpočtování. (?)
- Mít seznam dobrých venues v čr/uk a jejich zkušenosti, ceny, etc.
- Mít předem nakoupené hezké hračky & boggle toys a možná plakáty k přetvoření libovolné venue v doupě racionalistů/EAs
- Mít checklist s věcma co jsou potřeba kontrolovat či dělat periodicky např:
- zkontrolovat množství toneru.
- vyčistit čističku vzduchu
- ?
- Mít seznamy co patří do lékárny, pro pohodlí lidí a podobné věci které se používají napříč akcema. A mít jednoduchý způsob jak je objednat.
- Bylo by dobré kdyby více lidí mělo výcvik první pomoci. Kdyby více lidí kolem umělo řídit. Vědět kde půjčovat auta.